Nach der Nachricht, dass das große Eurovision-Finale – zum ersten Mal – in 500 Kinos in ganz Großbritannien übertragen wird, ist hier die zweite Ausgabe unseres fortlaufenden Blicks hinter die Kulissen des diesjährigen Eurovision.
Haben Sie sich jemals gefragt, wie es sein muss, im Organisationsteam eines der berühmtesten Musikevents der Welt zu sein?
Eines der kleinen Teams, die die Aktivitäten von Liverpools Eurovision Host City beaufsichtigen, ist City Events Manager Susan Gibson, und hier schreibt sie darüber, wie mehr als 20 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsmanagement Sie auf den Moloch Eurovision vorbereiten können.
Ängstlich und aufgeregt fasst meine momentane Gefühlslage ziemlich gut zusammen! Und das ist so, seit wir im Oktober 2022 erfahren haben, dass wir die Ehre haben würden, Eurovision im Namen der Ukraine auszurichten.
Ich habe mit der Arbeit an dem Projekt begonnen, lange bevor wir den Zuschlag erhielten, und ich wurde damit beauftragt, nach möglichen Betriebsstandorten zu suchen und sicherzustellen, dass wir alle logistischen Kästchen ankreuzen, die uns in die Lage versetzen würden, eine Veranstaltung dieser Größenordnung zu veranstalten.
Es war eine intensive Zeit, aber so lohnend, dass sich unsere harte Arbeit ausgezahlt hat, aber wir hatten keine Zeit, uns im Ruhm des Sieges zu sonnen, und wir waren innerhalb eines Tages voll im Einsatz gekrönte britische Gastgeberstadt.
Es ist fair zu sagen, dass Sie die Größe dieses Ereignisses nicht erkennen, bis Sie Eurovision leben und atmen.
Und als Stadt machen wir es uns nicht leicht. Wir sind immer unglaublich ehrgeizig mit dem, was wir erreichen wollen. Von jeder Gastgeberstadt wird erwartet, dass sie eine Reihe von Elementen wie ein Eurovisionsdorf, einen großartigen Empfang in der Stadt und ein Freiwilligenprogramm bereitstellt. Aber das reicht uns nicht. Wir müssen unsere Veranstaltungen immer überdimensionieren.
Zum Beispiel ist unser Dorf jetzt Teil eines zweiwöchigen Kulturfestivals, bei dem brandneue Kulturaufträge vorgestellt werden und in Großbritannien ansässige Künstler neben ukrainischen Künstlern arbeiten. Und natürlich werden wir unsere umfangreiche To-List erweitern und ein Live-Musik- und Unterhaltungsprogramm über zehn Tage und Nächte kuratieren.
Um diesen Punkt im Mai zu erreichen, wird hinter den Kulissen eine Menge Arbeit geleistet, und als Eventmanager muss ich alles im Blick haben. Mit dem Dorf können sich Pläne täglich, sogar stündlich ändern, und das hat Auswirkungen auf so viele verschiedene Aspekte.
An unserem atemberaubenden Pier Head gelegen und mit einer Kapazität von jeweils rund 15.000 Menschen müssen wir ständig darüber nachdenken, wie sich unsere Maßnahmen auf Unternehmen und Einwohner an diesem Ort auswirken – zum Beispiel, wie wir unseren Verkehr sicherstellen Managementpläne verhindern nicht, dass ein Unternehmen seine lebenswichtigen täglichen Lagerlieferungen erhält? Welche Lärmschutzstrategien können wir umsetzen, die keine nachteiligen Auswirkungen auf Anwohner und nahe gelegene Büros haben, aber wiederum nicht die Freude unserer Dorfbesucher beeinträchtigen?
Das ist nicht das Einzige, was zu tun ist – wir mussten Auftragnehmer für Sicherheit, Standort und Produktion, Stewarding, Veranstaltungsinfrastruktur und Nachhaltigkeit ernennen. Und gleichzeitig planen wir auch die Inhalte für das Dorf – welche Musik und Unterhaltung kann programmiert werden, wie werden Konzessionen funktionieren, wie viele Toiletten werden benötigt. Dann gibt es die langen Gespräche über den Transport und wie die Besucher zum und vom Gelände gelangen …. es ist eine unendliche Liste!
Und natürlich zieht sich bei jedem Schritt dieser Veranstaltungsplanungsreise die Ukraine und ihre Menschen durch jeden Faden – was unsere Notwendigkeit, alles zu liefern, was wir uns vorgenommen haben, noch mehr erhöht.
Ich arbeite seit 23 Jahren im Veranstaltungsbereich und seit 18 Jahren für den Stadtrat von Liverpool, daher bin ich im Umgang mit den Herausforderungen, die die Durchführung einer Großveranstaltung mit sich bringen kann, bestens vertraut. Aber eines der großen Dinge bei Eurovision ist die Zeit. Bis Mai hatten wir etwas mehr als sechs Monate Zeit, um etwas zu liefern, was normalerweise etwa 18 Monate in der Planung und Lieferung dauern würde. Jeden Tag drücke ich darauf, Entscheidungen über die Linie zu bringen, damit ich zum nächsten Punkt übergehen kann.
Planung ist der Schlüssel und Team Liverpool hat sich wirklich bewährt. Die Stadt selbst hat diese Großveranstaltungserfahrung, so dass alle Behörden, von der Polizei und den Transportunternehmen bis hin zu den Autobahnen und Sicherheitsdiensten, ab Oktober alle in die Rollen gerieten, die wir gewohnt sind, wenn es um die Organisation und Koordination von Aktivitäten großen Ausmaßes geht.
Es ist ein raffinierter Vorgang, der von externen Stellen bemerkt wurde, und wir sind zu einem echten Vorbild für die Veranstaltungsplanung in ganz Großbritannien geworden. Die Geschwindigkeit, mit der wir liefern können, ist beeindruckend, aber vor allem bedeutet dieses hohe Tempo nicht, dass wir feinere Details übersehen oder Abstriche machen – ganz im Gegenteil. Wir gehen forensisch vor – wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Menschen zu tun haben, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass Sie die richtigen und sicheren Entscheidungen treffen.
Eurovision ist im besten Sinne des Wortes alles verzehrend, und ich habe das Gefühl, dass ich im Moment nicht so oft Luft schnappe, weil ich so in die Planung involviert bin. Aber hin und wieder erlaube ich mir, an den Mai und die Eröffnungszeremonie und den Start des Dorfes zu denken – zu sehen, wie die harte Arbeit des Teams zum Leben erweckt wird. Es ist ein bisschen surreal, um ehrlich zu sein.
Wir haben bereits großartige Arbeit geleistet und ich weiß nur, dass wir alle stolz machen werden, wenn wir zeigen können, wie viel Liverpool zu bieten hat und wie freundlich und einladend wir hier sind.
Wir sind entschlossen, dies zu einem unvergesslichen Spektakel zu machen, und wir werden es mit Stil tun, wie Liverpool es immer tut.