Die Bundesregierung bemüht sich, die Überzahlungen von Phoenix vor Ablauf der Frist einzuziehen

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Die Ministerien der Bundesregierung nähern sich mit dem berüchtigten Phoenix-Bezahlungssystem einem wichtigen Jahrestag und befinden sich nun in einem Wettlauf, um Tausende von Gehaltsüberzahlungen an Beamte zurückzufordern, bevor ihnen die Zeit davonläuft.

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Das in Schwierigkeiten geratene Phoenix hat seit seiner Inbetriebnahme im Februar 2016 fast 3 Milliarden US-Dollar an Überzahlungen an Mitarbeiter ausgezahlt. Fast jeder Beamte war von den technischen Störungen, menschlichen Fehlern oder schlechten Daten bei der Verarbeitung von Gehaltsschecks von Phoenix betroffen. Tausende wurden in den vergangenen sechs Jahren überbezahlt, unterbezahlt oder gar nicht bezahlt.

Public Services and Procurement Canada (PSPC), der Zahlmeister der Regierung, schätzt, dass Phoenix im Laufe der Jahre Überzahlungen an 337.000 Mitarbeiter geleistet hat. Bisher haben 222.000 von ihnen rund 2,3 Milliarden US-Dollar zurückgezahlt. Die verbleibenden 115.000 schulden etwa 552 Millionen US-Dollar – aber es könnte noch mehr im Rückstand sein.

Die größte ausstehende Zahlung beträgt 300.156 US-Dollar, aber mehr als zwei Drittel davon bewegen sich zwischen 100 und 5.000 US-Dollar.

In den letzten Monaten stehen jedoch die Menschen im Fokus, die von Phoenix im ersten Betriebsjahr zu viel bezahlt wurden. Laut Gesetz hat der Bund sechs Jahre Zeit, Gehaltsüberzahlungen von Angestellten einzutreiben – danach werden sie uneinbringlich und als Schulden abgeschrieben.

Das heißt, die Ressorts müssen vor Ablauf der sechsjährigen Verjährungsfrist im Februar noch verbleibende Überzahlungen finden, das Geld zurückfordern oder zumindest Schritte zur Rückzahlung einleiten.

Lohnspezialisten durchkämmten die Akten für 2016-17, einschließlich der Tausenden im Rückstand, und fanden etwa 21.000 ausstehende Überzahlungen.

Briefe, in denen auf die Überzahlungen hingewiesen wurde, wurden an die 21.000 Mitarbeiter verschickt – viele von ihnen behaupteten, sie hätten keine Ahnung, dass sie überbezahlt seien. Die Mitarbeiter wurden aufgefordert, die Überzahlung schriftlich anzuerkennen, und es wurden ihnen flexible Möglichkeiten der Rückzahlung angeboten. Wenn der Brief nicht innerhalb von vier Wochen bestätigt wird, wird das Geld von ihrem Gehalt zurückgefordert.

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„Hier geht es um die Ausübung von Due Diligence, Stewardship. Das sind Steuergelder, die der Krone geschuldet werden, und wir müssen sicherstellen, dass die Steuerzahler nicht betrogen werden“, sagte ein langjähriger Bürokrat, der nicht befugt ist, öffentlich zu sprechen.

Dieser Last-Minute-Wettlauf gegen die Uhr kommt bei den Gewerkschaften des öffentlichen Dienstes nicht gut an.

Sie argumentieren, dass Überzahlungen schon vor langer Zeit hätten behoben werden müssen. Es ist unfair, von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie Schulden anerkennen, die möglicherweise aus heiterem Himmel kommen.

In den Regierungsschreiben wird erläutert, was bei der Suche nach Datensätzen gefunden wurde, welche Beträge geschuldet werden und was die Überzahlungen verursacht hat. Aber einige Beamte, frustriert und misstrauisch gegenüber Phoenix, beschweren sich, dass sie sechs Jahre später keine Möglichkeit haben, diese Details zu überprüfen. Einige behaupten, sie hätten bereits einen geschuldeten Betrag zurückgezahlt.

„Die Wahrheit ist, dass es seit Beginn des Phoenix-Fiaskos im Jahr 2016 keine einzige Lohnperiode ohne Probleme gab. Daher ist es absolut empörend, dass die Regierung jetzt Geld von den Mitarbeitern zurückfordern will“, sagte Chris Aylward, Präsident der Öffentlichkeit Service Alliance of Canada (PSAC). „In den meisten Fällen kommen diese Überzahlungen für unsere Mitglieder völlig überraschend, und viele haben keine Möglichkeit zu bestätigen, ob sie überhaupt Geld schulden.“

Was die Gewerkschaften noch wütender macht, ist, dass dieser Wettlauf um die Einhaltung der Sechsjahresbeschränkung jedes Jahr fortgesetzt werden könnte, bis Phoenix ersetzt wird.

„Das ist leider erst der Anfang. Dieser Prozess wird jedes Jahr fortgesetzt, während das Treasury Board gegen die Uhr antritt, um die Sechsjahresschwelle aller Überzahlungen zu erreichen“, sagte Aylward.

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„Beschäftigte im öffentlichen Dienst, die bereits so viel unter Phoenix gelitten haben, verdienen etwas Besseres, und ihre Tortur wird nicht vorbei sein, bis die Regierung ein Lohnsystem einführt, das sie jedes Mal genau und pünktlich bezahlt.“

PSPC erwartet jedoch nicht, Jahr für Jahr gegen die Sechs-Jahres-Beschränkung ankämpfen zu müssen. Sobald der Rückstand beseitigt ist, alle Dateien aufgeholt und Fehler behoben wurden, werden Überzahlungen korrigiert, sobald sie auftreten. Es ist unklar, wann das passieren wird, aber das aktuelle Ziel ist dieses Jahr.

PSAC ist gegen den Rückzahlungsplan, rät seinen Mitgliedern aber auch, bei Schulden nachzuzahlen. Wenn die Mitglieder unsicher sind, sollten sie weitere Beweise verlangen. Einige könnten wegen eines weiteren Phoenix-Fauxpas auf Geld warten, das ihnen geschuldet wird, und in diesem Fall schlägt die Gewerkschaft vor, dass die Mitarbeiter dieses Geld verlangen, bevor sie die Überzahlung zurückzahlen.

Für diejenigen, denen zugesichert wurde, dass ihr Gehalt korrekt war, oder die nichts von einer Überzahlung wussten, schlägt die Gewerkschaft vor, in ihren Antworten „Ich sollte diese Beträge nicht zurückzahlen müssen“ hinzuzufügen.

Die Regierung kämpfte mit ihrem alten Lohnsystem mit Überzahlungen, aber sie explodierten mit Phoenix. Sie waren die ersten zwei Jahre ein Alptraum. Bis Ende 2017 schätzte PSPC, dass Mitarbeiter 246 Millionen US-Dollar an Überzahlungen schuldeten.

Die Fehler überschwemmten das neue Lohnzentrum in Miramichi, NB. Überschwemmt mit Dateien, waren die meisten Lohnspezialisten neu im Job und es gab nicht genug von ihnen. Überzahlungen häuften sich, weil die erste Priorität darin bestand, Gehaltsschecks und Geld an Menschen zu bringen, die unterbezahlt oder gar nicht bezahlt wurden.

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Die meisten Überzahlungen entstanden, als Schauspielaufträge, Beförderungen, Kündigungen oder verschiedene Arten von Urlaub nicht rechtzeitig eingetragen wurden. Die Mitarbeiter wurden am Ende zu viel oder zu lange bezahlt. Diejenigen, die in neue Abteilungen wechselten, konnten manchmal zwei Gehälter erhalten. In einigen Fällen wurden befristet Beschäftigte oder Rentner auch nach Beendigung ihrer Position weiter bezahlt.

Phoenix wurde entwickelt, um in Echtzeit zu arbeiten, daher war eine verspätete Transaktion die Achillesferse. Dies war ein großer kultureller Wandel für einen öffentlichen Dienst, der Transaktionen immer zu spät oder nachträglich übermittelt hatte.

Nehmen wir zum Beispiel das, was die PSPC „administrative Überzahlungen“ nennt, mit Schauspiellohn – der größte Übeltäter. Dies ist eine zusätzliche Vergütung, die Mitarbeiter erhalten, wenn sie für Vorgesetzte oder andere Kollegen einspringen. Ein verspäteter Gehaltsanspruch führte nicht nur zu einer Überzahlung, sondern konnte auch zu einer Vielzahl anderer Fehler führen – Gewerkschaftsbeiträge, zweisprachige Prämien oder Sozialleistungen – die manuell behoben werden mussten.

Die Regierung hat seitdem mehr als 1,3 Milliarden US-Dollar ausgegeben, um Phoenix zu reparieren, und ein großer Teil davon war für Personal, das sich vervierfacht hat. Überzahlungen kommen immer noch vor, aber aufgrund der verschiedenen Änderungen, die im Laufe der Jahre vorgenommen wurden, gab es weniger davon. Gehaltssnafus für die Schauspielerei wurden im Jahr 2020 behoben.

Überzahlungen waren jedoch aufgrund der steuerlichen Auswirkungen und des mühsamen Inkassoverfahrens ein Brennpunkt für die Gewerkschaften. Die Regierung änderte die Steuer- und Rückzahlungsregeln, um den Arbeitnehmern zu helfen, mit den unverschuldeten Komplikationen fertig zu werden.

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Die Regierung verschob die Wiedereinziehung von Überzahlungen, bis die Gehaltsunterlagen der Mitarbeiter feststanden und sie für drei aufeinanderfolgende Lohnperioden korrekt bezahlt wurden. Sie könnten dann Rückzahlungen in Raten, als Pauschalbetrag oder durch Abzüge von Gehaltsschecks leisten. Diese Flexibilität wird immer noch für die 21.000 angeboten, die die Schulden anerkennen, aber nicht für diejenigen, die dies nicht tun.

Phoenix ist die größte Katastrophe der öffentlichen Verwaltung in der Geschichte der Bürokratie. Zusätzlich zu den Kosten hat die Regierung weitere 560 Millionen US-Dollar an Schadensersatz gezahlt, um die Mitarbeiter für emotionale und finanzielle Härten zu entschädigen.

Phoenix bleibt das Lohnsystem der Regierung, bis sein Ersatz namens NextGen abgeschlossen ist. Ein Pilotprojekt ist im Gange, aber das neue System ist noch Jahre entfernt.

Kathrin Mai ist Accenture Fellow on the Future of the Public Service for Policy Options, wo dieser Artikel ursprünglich erschien.