Wie viel Papierkram braucht es, um eine (kleine) Regierungswebsite zu genehmigen? 39.230 Wörter wert

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OTTAWA – Das Internetzeitalter hat uns eine App zum Treffen der Liebe Ihres Lebens und eine Website zum Finden einer Hypothek für Ihr Traumhaus gebracht.

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Warum sind Kanadier dann, wenn sie mit ihrer Bundesregierung interagieren, oft gezwungen, sich mit einer Litanei von Papierformularen, veralteten oder primitiven Websites und sogar Faxgeräten anstelle von Apps und schlanken Online-Formularen und Websites auseinanderzusetzen?

Ein Bundesbeamter, der für den Canadian Digital Service (CDS) arbeitet – die Abteilung, die mit der Entwicklung innovativer Online-Lösungen für den Rest der Regierung beauftragt ist – könnte die Antwort darauf haben: Papierkram.

In einem aufschlussreichen Blog-Beitrag mit dem Titel „Paperweight, a warnende Geschichte einer lästigen Aufsicht“ beschrieb Paul Craig, leitender Entwickler von CDS, die erschütternde Menge an internem Papierkram, die erforderlich ist, um eine einzige, 12-seitige Website für Bürgerengagement namens Service Canada Labs zu erstellen.

„Für einen gelegentlichen Besucher hat es vier Seiten und es hat zwei Dinge: Sie können eine Liste der bevorstehenden neuen Dienste sehen und Sie können sich freiwillig melden, um sie zu testen. Unser kleines, aber entschlossenes Team konnte es zum großen Teil aufgrund seiner inhärenten Einfachheit rechtzeitig auf den Markt bringen“, schrieb Craig.

„Hat es sich gut angefühlt, es endlich zu veröffentlichen? Oh Ja. War es leicht, dorthin zu gelangen? F-k nein.“

Er sagt, das Haupthindernis für die schnelle Erstellung und Veröffentlichung jeder Form neuer Regierungswebsites sei „belastendes Maß an Aufsicht“.

In diesem Fall, wie in den meisten anderen Fällen, dauerte die Erstellung der Compliance-Aktivitäten (d. h. der internen Dokumentation, die erforderlich ist, um alle grünen Lichter für den Start des Projekts zu erhalten) mehr Zeit als die eigentliche Website selbst.

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Seine Erfahrung ist alles andere als einzigartig, sagt Amanda Clarke, außerordentliche Professorin der Carleton University, die 2019 ein Buch über die Anpassung der kanadischen Bundesbürokratie an das digitale Zeitalter veröffentlicht hat.

Sie sagt, dass eine Reihe von Skandalen im Laufe der Jahrzehnte (wie der Sponsorship-Skandal oder die Grands and Contributions „Boondoggle“) eine „zu aggressive Kultur der Rechenschaftspflicht“ in der Bundesbürokratie geschaffen haben, die zu neuen „zu lästigen und ineffektiven“ Aufsichtsregeln führte.

„In den meisten Fällen machen diese Regeln und Aufsichtsmechanismen die Regierung nicht wirklich rechenschaftspflichtiger, und sie machen sie sicherlich nicht effektiver (oder die meiste Zeit zu einem angenehmen Arbeitsplatz),“ sagte sie in einer E-Mail .

In seinem Blog-Beitrag hat Craig die Berechnungen angestellt, um diesen Punkt eloquent zu illustrieren. Die Website seines Teams besteht aus insgesamt 4.305 Wörtern auf 12 einzelnen Seiten (einige sind öffentlich, andere nur für Entwickler sichtbar).

Um die Website veröffentlichen zu dürfen, erstellte Craigs Team jedoch insgesamt 45 Dokumente mit sage und schreibe 39.230 Wörtern Originaltext (dh er schloss alle Kopien und eingefügten oder vorlagenbasierten Inhalte aus).

Diese Regeln und Aufsichtsmechanismen machen die Regierung nicht wirklich rechenschaftspflichtiger und sie machen sie sicherlich nicht effektiver

Im Vergleich dazu der berühmte Fantasy-Roman von CS Lewis Der Löwe, die Hexe und der Kleiderschrank ist 3.000 Wörter kürzer (36.363 Wörter) und F. Scott Fitzgeralds Der große Gatsby , keineswegs als kurzes Buch betrachtet, ist kaum 8.000 Wörter länger (47.094), bemerkt Craig.

„Um es anders auszudrücken, für alle 10 Wörter, die wir in diesem Team schreiben, ist ein Wort für die Site selbst – das eigentliche Ding, das wir veröffentlichen möchten – und neun Wörter für die interne Governance, die ein- oder zweimal gelesen werden müssen (wenn jemals) und dann irgendwo abgelegt“, heißt es in seinem Beitrag.

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“Leider bedeutete der eigentliche Start (die Labs-Website) das Durchstöbern eines Morasts von Meetings und Einmischungen”, fügte Craig hinzu. Es ist schön und gut, sich für schlankere und schnellere Arbeitsweisen von morgen einzusetzen, aber in unserem gegenwärtigen Kontext waren wir fest in der Vergangenheit gefangen.“

Letztendlich empfiehlt Craig der Regierung, bei der Einführung neuer Technologien oder digitaler Methoden einen „Weniger ist besser“-Ansatz zu verfolgen.

Anstatt jedes Mal, wenn ein Regierungsteam eine innovative Lösung ausprobieren möchte, Compliance- und Aufsichtsmaßnahmen hinzuzufügen oder Verfahren anzuwenden, die vor Jahrzehnten entwickelt wurden, argumentiert Craig, dass der öffentliche Dienst genau prüfen muss, wie viel Aufsicht notwendig und nützlich ist, bevor er erstickt Innovation.

„Ich sage nicht, dass wir keine Compliance-Prozesse haben sollten – natürlich brauchen wir Sicherheitsüberprüfungen und irgendeine Art interner Dokumentation. Aber vor allem brauchen wir Verfahren, die proportional zu den Ergebnissen sind, die sich an veränderte Situationen anpassen“, argumentierte er.

Seine Gedanken wurden kürzlich von einem anderen CDS-Kollegen, Sean Boots, in einem separaten Blogbeitrag mit dem Titel „A düsterer Ausblick für die Technologie des öffentlichen Sektors“ wiederholt.

„Die technische Arbeit des öffentlichen Sektors (in Kanada, auf Bundesebene) ist nicht in bester Verfassung“, argumentiert Boots von Anfang an.

Sein Artikel skizziert drei zentrale Themen, die die Anpassungsfähigkeit der Bundesregierung an das digitale Zeitalter erheblich erschweren.

Erstens eine Führungsschicht von Bürokraten, die „schlecht gerüstet“ ist, um Technologieinitiativen zu leiten.

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Zweitens viele IT-Abteilungen, die auf dem Papier behaupten, „agil“ zu sein, aber in der Praxis gar nicht. Er sagt, dass viele die Terminologie, die schnelllebige Tech-Teams im Privatsektor verwenden, weitgehend übernommen haben, sich aber davor gescheut haben, ihre alten Arbeitsweisen tatsächlich zu ändern.

Drittens eine „allerdings fehlende Dringlichkeit“ auf politischer und exekutiver Ebene bei der Bewältigung der zahlreichen Probleme, die digitale Innovationen hemmen.

Experten befürchten zudem, dass der notwendige Wandel noch langsamer erfolgen wird, da die Regierung Trudeau bei der letzten Kabinettsumbildung die Rolle des digitalen Regierungsministers fallen ließ.

Die Rolle wurde zuletzt von Joyce Murray besetzt, die als vierte Person den Titel innehatte, bevor sie nach der letzten Wahl zu Fisheries and Oceans gemischt wurde.

„Bis sich etwas Wesentliches ändert – oder eine Krise auf Phoenix-Ebene einen öffentlichen Dienst trifft – werden wir alle unsere Zeit mit leistungsfähigen IT-Papierkram verbringen, anstatt bessere Dienste aufzubauen“, schloss Boots.

Weder Craig noch Boots reagierten auf Interviewanfragen.

• E-Mail: [email protected] | Twitter: ChrisGNardi