Überprüfung warnte bereits vor der Pandemie vor einer Krise im Passamt

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OTTAWA – Eine interne Bewertung des kanadischen Passdienstes warnte bereits vor der Pandemie, dass Prozesse das „am wenigsten effiziente“ Liefermodell verwenden und dass die Dienste Schwierigkeiten haben würden, mit „ungeplanten Volumina“ Schritt zu halten.

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Interne Gutachter der Regierung veröffentlichten im März 2020 eine eingehende Studie des Passprogramms des Landes, gerade als sich die COVID-19-Pandemie zu einer großen Bedrohung für die globale öffentliche Gesundheit abzeichnete.

Die Bewertung ergab, dass das Programm zwischen 2013 und 2018 bei der Ausstellung von Pässen „eine starke Leistung gezeigt“ hat. Es wurden jedoch auch viele Probleme hervorgehoben, die darauf hindeuten würden, was inzwischen zu einer Regierungskrise bei der Passbearbeitung geworden ist.

„Es scheint die Erfüllung einer Prophezeiung zu sein. Wir wussten, dass es ein Problem geben würde, als die Pandemie begann“, sagte Kevin King, Präsident der Union of National Employees, die rund 800 Passarbeiter vertritt.

Diese Krise begann in diesem Frühjahr, als die Büros von Service Canada im ganzen Land von Kanadiern überwältigt wurden, die versuchten, einen neuen Pass in die Hände zu bekommen, um nach zwei Jahren Pandemiemaßnahmen wieder reisen zu können.

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Vor zwei Jahren prognostizierten Gutachter des Passprogramms, dass ein unerwarteter Anstieg der Anträge ein Problem darstellen würde, und empfahlen der Regierung, sich damit zu befassen.

„Während das Passport-Programm im Allgemeinen über ausreichende Personalkapazitäten verfügt, hat es Schwierigkeiten, die Ressourcen für die Servicebereitstellung flexibel anzupassen, um auf ungeplante Volumina zu reagieren“, heißt es in dem Dokument.

„In Interviews wurden die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Budgetierung und Personalausstattung in Kanada auf der Grundlage von Volumenprognosen hervorgehoben, insbesondere wenn die Volumina höher als erwartet waren.“

Die Bewertung zitierte auch eine interne Bewertung aus dem Jahr 2013, die ergab, dass das Design des Programms, das es Kanadiern ermöglicht, einen Pass über mehrere Kanäle zu beantragen – wie per Post, bei Service Canada-Büros und Abgeordnetenbüros – verwirrend und das „am wenigsten effiziente“ Modell ist .

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Eine Verringerung der Anzahl der Aufnahmekanäle für Anträge würde den Prozess effizienter machen, so der Bericht abschließend.

Die Situation in den Passämtern wurde im Juni kritisch, als Antragsteller mit überwältigenden Schlangen konfrontiert waren, einige für mehrere Nächte vor Gebäuden der Bundesregierung campten oder den Leuten sogar Hunderte von Dollar zahlten, nur um auf sie in der Schlange zu warten. Die Passämter weisen auch jeden ab, der nicht dringend einen Pass benötigt, und reservieren Dienstleistungen nur für Personen, die kurz davor stehen, das Land zu verlassen.

In einer Erklärung vom Donnerstag sagte die Sprecherin von Employment and Social Development Canada (ESDC), Mila Roy, das Problem sei teilweise auf die „aufgestaute Nachfrage“ aus zwei Jahren mit ungewöhnlich niedrigen Passanträgen von 20 Prozent des regulären Volumens zurückzuführen.

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In diesem Jahr zeigen die Daten von Employment and Social Development Canada, dass die Regierung zwischen dem 1. April und dem 3. Juli knapp 809.000 Passanträge erhalten und über 502.000 davon ausgestellt hat. Roy sagte, die Regierung erwarte, dass sie für den 12-Monats-Zeitraum bis zum 31. März 2023 4,3 Millionen Anträge erhalten habe.

Das Volumen liegt zwar über dem Niveau in der Mitte der Pandemie, liegt aber immer noch innerhalb der Vorpandemienormen, als die Regierung jedes Jahr zwischen 2,5 Millionen und 5 Millionen Anträge erhielt.

Roy machte auch eine Zunahme von Postanträgen, deren Bearbeitung ihrer Meinung nach 40 Prozent länger dauert, und ein höheres Volumen komplexer Fälle, wie z. B. neue Passanträge im Vergleich zu Verlängerungen, für den Rückstand verantwortlich.

Aber Beamte und die für Service Canada zuständige Ministerin, Karina Gould, haben auch zugegeben, dass sie den Anstieg der Bewerbungen in diesem Frühjahr nicht vorhergesehen haben.

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Der Bericht von 2020 sagte, die „größte Einzelverbesserung“ des Passprogramms wäre ein Online-Portal zur Einreichung von Anträgen, stellten die Gutachter fest. Das wurde nicht erstellt.

In einer Erklärung sagte der Sprecher von Einwanderungsminister Sean Fraser, Aidan Strickland, dass die Abteilung IBM im Dezember 2020 mit der Entwicklung einer digitalen Plattform beauftragt habe, die es den Menschen ermöglichen würde, ihre Pässe online zu erneuern und zu bezahlen sowie das erforderliche Foto von jedem Gerät hochzuladen.

Das sogenannte Passport Digital Services-Projekt befindet sich jedoch erst in der Pilotprojektphase, und es gibt keinen Zeitplan für eine breitere Veröffentlichung.

„Wir werden nicht über das Pilotprojekt hinaus expandieren, bis wir sicher sind, dass der Online-Bewerbungsprozess wie beabsichtigt funktioniert“, sagte Strickland.

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Die Bewertung von 2020 hat auch Bedenken geäußert, dass zu viele Regierungsstellen an der Passzustellung beteiligt sind.

Das Passprogramm wird von Immigration, Refugees and Citizenship Canada geleitet, bezieht aber auch ESDC und Global Affairs Canada als Dienstleister ein.

„Das Programm wird von mehreren abteilungsübergreifenden und abteilungsübergreifenden Ausschüssen geleitet, von denen jeder für irgendeine Form der Aufsicht, Verwaltung und Beratung verantwortlich ist“, schrieben die Autoren des Berichts.

Es besteht ein Mangel an Klarheit in Bezug auf Verantwortlichkeiten und Verantwortlichkeiten, was zu Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung und Koordinierung der Programme geführt hat

Bericht

„Es gibt einen Mangel an Klarheit in Bezug auf Rechenschaftspflichten und Verantwortlichkeiten, was zu Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung und Koordinierung des Programms geführt hat“, fügten die Gutachter hinzu und empfahlen der Regierung, die Führung des Programms „überprüfen“ und „eine klare Führung etablieren“.

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Strickland sagte, die Regierung habe einen weiteren Dritten beauftragt, nach der Überprüfung im Jahr 2020 eine neue Überprüfung der Führung des Passprogramms durchzuführen, und die Abteilungen arbeiteten nun daran, den Prozess zu rationalisieren.

Viele der von den Gutachtern hervorgehobenen Probleme sollten von der Passport Program Modernization Initiative (PPMI) angegangen werden, einem 100-Millionen-Dollar-IT-Projekt der Regierung, das 2014 gestartet wurde und ein neues und verbessertes Passausstellungssystem schaffen sollte.

Aber wie andere große IT-Projekte der Regierung hatte das PPMI schon früh erhebliche Probleme, und bis 2017 zeigten Dokumente von CBC News, dass es weit hinter dem Zeitplan zurückblieb und der Preis bereits um mehr als 75 Millionen US-Dollar gestiegen war.

Bei der Überprüfung des Passsystems 2020 stellten die Gutachter fest, dass der neue Ausstellungsprozess als Teil des PPMI 2016–17 eingeführt werden sollte, aber „erhebliche Verzögerungen“ ihn auf mindestens 2021–2022 verschoben.

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Laut Strickland strebt die Regierung nun den „vollständigen Einsatz“ des neuen Systems an, das diesen Sommer beginnen soll. In der Zwischenzeit gehen die Beamten davon aus, dass der Passrückstau mindestens bis Ende des Sommers bestehen bleibt, dann erwarten sie einen „deutlichen Rückgang“.

In der Zwischenzeit hat die föderale liberale Regierung einen Kabinettsausschuss aus 13 Ministern eingesetzt, der damit beauftragt ist, Lösungen für das Passfiasko zu finden.

Die konservative Abgeordnete Laila Goodridge sagt, sie habe „sehr wenig Vertrauen“ in die Fähigkeit der Regierung, das Problem in absehbarer Zeit zu lösen.

„Ich habe mich mit jemandem unterhalten, der im März einen Pass beantragt hat und seinen Pass immer noch nicht in der Hand hat. Das ist verrückt. Das ist absoluter Basisstaatsdienst“, sagte sie in einem Interview.

„Kanadier erwarten, die Besten zu sein, und im Moment scheitern wir absolut.“