Regelmäßig müssen sich Millionen Deutsche entscheiden, ob sie ihre Steuern selbst erledigen oder auf professionelle Unterstützung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein setzen möchten. Will man selbst tätig werden, führt der Weg oft über Steuer-Apps oder Software. In Papierform kann nämlich immer weniger abgegeben werden. Mit der Steuerplattform Elster bieten Bund und Länder eine Alternative an, um Steuerformulare digital auszufüllen und einzureichen.
Von der Abgabe einer Grundsteuererklärung bis zum Wechsel der Steuerklasse ist mit Elster vieles möglich. Um das Angebot nutzen zu können, benötigt man jedoch zuerst einen Onlinezugang zu dem Portal. Diesen anzulegen ist allerdings etwas zeitaufwendiger, als man erwarten könnte. Der Grund ist einfach: Es geht um sensible Daten.
Im Handelsblatt-Ratgeber zeigen wir den detaillierten Weg zum Elster-Konto für eine Privatperson, welche Funktionen Elster bietet und mit welcher Neuerung Sie ab sofort Belege einreichen können. Außerdem: Wie können Unternehmen, Vereine oder Steuerberater Elster nutzen?
Der erste Schritt: Registrierung und Aktivierung des Elster-Kontos
Die einfachste Art, einen Onlinezugang zu Elster anzulegen, ist die Registrierung mit dem sogenannten Elster-Zertifikat. Diese Art der Registrierung empfiehlt die Plattform ihren Nutzern ebenfalls. Doch wie kommt man an das Zertifikat?
Registrierung bei Elster
Wir fangen auf der Startseite an: Gleich oben rechts findet man dort den obligatorischen Button „Benutzerkonto erstellen“. Hat man diesen angewählt und weitergeklickt, muss man die Option „Zertifikatsdatei“ wählen. Wählen sollte man zudem die Identifizierung per Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID). Auswahloption zwei (Identifikation per E-Mail) dient Unternehmern und Selbstständigen ohne Steuernummer, die den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt übermitteln müssen. Dies gilt, wenn sie einer gewerblichen, selbstständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen. Nach der Übermittlung des Fragebogens erhält man die Steuernummer vom Finanzamt. Achtung: Nicht möglich ist mit dieser Art der Registrierung, eine vollwertige Steuererklärung abzugeben. Dies kann jedoch mit Erhalt der Steuernummer freigeschaltet werden.
Wählt man „Zertifikatsdatei“, werden nun Mail-Adresse, Geburtsdatum und Steuer-ID erfragt. Die sollte man am besten gleich zur Hand haben. Wer seine Steuer-ID nicht kennt, findet die elfstellige Nummer auf alten Schreiben vom Finanzamt oder der letzten Gehaltsabrechnung. Wählt man jetzt noch Benutzernamen und eine Sicherheitsfrage, ist der Onlinezugang angelegt.
Aktivierung des Elster-Kontos
Damit man Elster wirklich nutzen kann, muss der Zugang noch aktiviert werden. Und das gleich zweifach. Zum einen erhält man eine Aktivierungs-ID per Mail, zum anderen verschickt das örtliche Finanzamt einen Aktivierungscode per Brief an die aktuelle Meldeadresse. Bis der Brief eintrifft, dauert es ungefähr drei bis fünf Arbeitstage.
Liegt beides vor, kann man durch die Eingabe unter dem passenden Link das Konto aktivieren, ein Passwort vergeben und anschließend das Elster-Zertifikat generieren. Das kommt als Datei mit dem Format .pfx daher und sollte unbedingt heruntergeladen und lokal oder auf einem Speichermedium gesichert werden. Mit der Zertifikatsdatei und dem vergebenen Passwort loggt man sich nämlich zukünftig immer ein. Das geht, indem die Datei in der Login-Maske hochgeladen wird.
Seit einiger Zeit gibt es jedoch die Möglichkeit, sich diesen Schritt zu sparen, indem man die Zertifikatsdatei dauerhaft in einer App (Elster Smart) hinterlegt. Dann kann man sich mit dem Handy an jedem PC bei Elster einloggen, ohne ein Zertifikat hochladen zu müssen, nämlich indem man mit der Elster-App einen QR-Code scannt. Alternativ kann man Elster auch direkt am Handy nutzen. Aus der Elster-Smart-App heraus wird man zu einer mobilen Version der Elster-Website geleitet.
Neue Aktivierungsoptionen
Wer gänzlich ohne ein Elster-Zertifikat auskommen will, kann sich neuerdings auch mithilfe einer App auf dem Smartphone registrieren. Hierzu wählt man bei der Erstellung des Benutzerkontos anstatt „Zertifikatsdatei“ die Option „ElsterSecure“ und geht die weiteren Schritte wie oben erklärt. Auch dann muss man sein Konto aber erst noch durch Aktivierungs-IDs aus Mail und Brief freischalten. Dies allerdings per Elster-Secure-App. Die generiert dann einen Sicherheitsschlüssel zum Einloggen anstatt des Zertifikats.
Wirklich schneller geht die Registrierung nur per Personalausweis. Dann funktioniert die Registrierung zwar ohne Umwege per Mail und Brief, jedoch muss die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises bereits aktiviert und in Verwendung sein. Zudem braucht man dauerhaft ein passendes Ausweislesegerät.
Was Elster kann: die zentralen Funktionen
Welche Möglichkeiten haben Nutzer nach der Registrierung mit Elster? Das Portfolio der Funktionen, die das Software-Tool Elster bietet, ist in den vergangenen Jahren größer geworden. Neu ist etwa die Option, steuerliche Belege per App einzureichen. Mehr dazu später.
Für Privatpersonen bietet Elster derzeit die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verwaltung von persönlichen Daten, zum Beispiel Adressdaten, Kontodaten, Familienstand oder Steuernummer
- Steuerkontoabfragen/ELStAM-Auskunft (diese gibt an, welche lohnsteuerlichen Angaben bisher über die eigene Person bei der Finanzverwaltung gespeichert sind)
Abruf von persönlichen Bescheinigungen zum Thema Steuern, dazu zählen:
- vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen
- Aufstellungen über erhaltene Lohnersatzleistungen wie etwa Arbeitslosengeld, Krankengeld oder Elterngeld
- Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen, Information über gezahlte Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen und anderen Vorsorgeaufwendungen wie Riester-Renten
- Dokumente zu vermögenswirksamen Leistungen (freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zum Vermögensaufbau)
- Erstellung von vorausgefüllten Einkommensteuerklärungen mit beschränkter (Est 1C) oder unbeschränkter Steuerpflicht (ESt 1A) inklusive zugehöriger Anlagen in digitaler Form (zum Beispiel wenn ausländische Einkünfte bestehen oder haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden sollen)
- Steuerberechnungen
- Erstellung einer gesonderten und einheitlichen Feststellung (ESt 1B)
Erstellung und Einreichung verschiedener Anträge und Mitteilungen zur Einkommensteuererklärung und zur Besteuerung, zum Beispiel:
- vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen
- Aufstellungen über erhaltene Lohnersatzleistungen wie etwa Arbeitslosengeld, Krankengeld oder Elterngeld
- Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen, Information über gezahlte Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen und anderen Vorsorgeaufwendungen wie Riester-Renten
- Dokumente zu vermögenswirksamen Leistungen (freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zum Vermögensaufbau)
- Erstellung und Einreichung einer Erbschaftsteuererklärung
- Erstellung und Einreichung einer Schenkungsteuererklärung
- Übermittlung von Informationen zur Grundsteuer
Die Einrichtung des Elster-Kontos
Nach dem erstmaligen Login können Nutzer ihr Konto einrichten und bereits einige persönliche Daten ergänzen. Der Vorteil: Bei der Aktivierung des Kontos wurden bereits persönliche Daten, die das Finanzamt mit der Steuer-ID verknüpft hat, in das Elster-Konto übertragen. Die weiteren eingegebenen Daten können automatisch in die relevanten Formulare, die man mit Elster ausfüllen möchte, übernommen werden. Auf diese Weise sind die Formulare bereits vorausgefüllt. Das erspart Zeit und lästiges erneutes Eintragen von Daten.
Will man im kommenden Jahr wieder seine Steuerangelegenheiten erneut über Elster regeln, sind sowohl persönliche Daten als auch die Eingaben wieder abrufbar. Ändern sich zum Beispiel durch einen Umzug persönliche Daten wie Wohnadresse oder Bankverbindung, kann man das ebenfalls per Elster dem Finanzamt mitteilen.
Entscheidet man sich dagegen, Steuererklärungen und Co. selbst zu erledigen, und beauftragt stattdessen einen Steuerberater, so ist es möglich, dem Steuerberater oder dem Lohnsteuerverein eine Vollmacht für das Elster-Konto zu gewähren. So kann der schnell die relevanten Daten abrufen, Steuerzahler können sich aufwendiges Zusammensuchen von Unterlagen sparen. Diese Vollmacht kann später natürlich auch widerrufen werden, wenn beispielsweise der Steuerberater gewechselt wird.
Selbstverständlich ist es auch möglich, das Elster-Konto wieder zu löschen. Sinnvoll ist das aber nicht. Denn mittlerweile können eine Reihe steuerlicher Dokumente nicht mehr einfach in Papierform (zum Beispiel die Anläge EÜR) eingereicht werden. Stattdessen ist die Einreichung per Elster vorgesehen.
Steuererklärungen auf Papier werden seltener
Die alte, lange Zeit gängige Steuererklärung wird zunehmend zum Auslaufmodell. Zwar ist es für Arbeitnehmer oder Ruheständler mit Rente oder Pension noch möglich, die Steuererklärung in Papierform abzugeben. Insbesondere wer unternehmerisch tätig ist oder Nebeneinkünfte hat, muss davon ausgehen, die Steuererklärung elektronisch einzureichen. Diese Verpflichtung greift, wenn man Einkünfte von mehr als 410 Euro aus Gewerbebetrieb, selbstständiger Arbeit oder Land- und Forstwirtschaft hat. Nebeneinkünfte mit Gewinnermittlung zählen ebenfalls dazu. Bereits die eigene Solaranlage auf dem Dach kann dafür sorgen, dass eine Steuererklärung nicht mehr auf Papier abgegeben werden kann. Ausnahmen gibt es nur in Härtefällen. Zum Beispiel wenn man nachweislich keinen Internetanschluss hat oder im Alter nicht in der Lage ist, einen PC zu bedienen. Dieses Prinzip wird bereits seit 2011 schrittweise umgesetzt.
Früher oder später ist man also doch auf Elster angewiesen. Steuererklärungen, die elektronisch eingehen, werden zudem priorisiert und schneller bearbeitet.
Wer nicht selbst mit Elster arbeiten will, dem bleibt nur die Option, die Daten mithilfe von Steuerberatern elektronisch zu übermitteln. Diese nutzen ebenfalls technische Möglichkeiten (etwa die Software Datev). Alternativ gibt es einige Steuererklärungsprogramme und Apps, die eine andere Benutzeroberfläche bieten. Die müssen aber auch oft mit dem Elster-Konto verknüpft werden, um genutzt werden zu können.
>> Lesen Sie auch: Steuererklärung per App – So helfen Tools wie Taxfix oder Steuerbot
Menü, Aufbau und Bedienung von Elster
Das Menü und die Bedienung von Elster sind recht einfach und intuitiv zu verstehen. Viele Funktionen können gleich auf mehreren Wegen angewählt werden. Ein kurzer Überblick.
Die zentralen Schaltflächen befinden sich auf der linken Seite. Hier gibt es die Optionen „Mein Elster“, „Mein Benutzerkonto“, „Formulare & Leistungen“, „Benutzergruppen“ und „Weitere Softwareprodukte“. Relevant sind für Privatpersonen alle Optionen bis auf „Benutzergruppen“. Dort finden sich nur noch einige Zusatzinformationen zu den bereits erwähnten Schritten.
Möchte man seine persönlichen Nachrichten, bereits ausgefüllte Formulare und getätigte Eingaben einsehen, muss man die Option „Mein Elster“ anwählen. In neun Kacheln werden die relevantesten Aktivitäten angezeigt. Über die jeweiligen Kacheln kann man eine neue Aktivität beginnen, zum Beispiel einen Antrag auf Steuerklassenwechsel stellen. Darüber hinaus gibt es unter anderem ein eigenes Postfach für die digitale Kommunikation mit dem Finanzamt und die Möglichkeit, Belege einzureichen.
Das eigene Profil kann man über die Option „Mein Benutzerkonto“ optimieren. So kann etwa ein neues Passwort für das Elster-Konto ausgewählt, die E-Mail-Adresse verändert oder eingestellt werden, wann man von Elster benachrichtigt werden möchte.
Wer auf der Suche nach einem speziellen Formular ist, kann dieses oft schon mithilfe der Option „Formulare & Leistungen“ finden. Auch die Möglichkeit, Einspruch gegen einen Verwaltungsakt einzulegen, lässt sich darüber anwählen (unter „alle Formulare“). Die angesprochene Vollmacht für den Steuerberater oder eine ELStAM-Auskunft gibt es hier unter anderem auch.
Sind Nutzer auf der Suche nach dem passenden Formular nicht fündig geworden, lassen sich alle anderen Leistungen, die Elster Privatpersonen bietet, über die Option „Weitere Softwareprodukte“ anwählen, zum Beispiel die Formulare zur Grundsteuer. Alternativ finden Nutzer ganz oben im Benutzerkonto ständig ein Symbol mit einer Lupe, um nach einem genauen Stichwort zu suchen. Sind sie ratlos, gibt es per Klick auf die Option „Hilfe“ zumindest ein paar Anleitungen und Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Bei offenen Fragen hilft zudem die Chatfunktion, die ebenfalls ganz oben im Benutzerkonto ständig angezeigt wird. Sie führt Nutzer zu einem passenden Ansprechpartner der jeweiligen Finanzverwaltung. Fragen können zusätzlich über ein Chatfenster gestellt werden. Die Fragen beantwortet allerdings ein Chatbot.
einfachElster für Rentner
Elster bietet Nutzern also viele Möglichkeiten, ihre Steuerangelegenheiten zu managen. Und das oft in vereinfachter Form. Für Senioren gibt es ein eigenes Portal. Das heißt einfachELSTER und ist grundsätzlich ähnlich aufgebaut, der Funktionsumfang ist jedoch etwas kleiner. Zudem soll alles in weniger Schritten gehen. Zur Zielgruppe gehören vor allem Rentner und Pensionäre, die noch eine Einkommensteuererklärung abgeben wollen oder müssen.
Um die Steuerangelegenheiten mithilfe von Elster eigenständig zu verwalten, empfiehlt sich jedoch ein Grundwissen zur Materie. Nutzer sollten zum Beispiel einen Überblick darüber haben, welche Kosten steuerlich absetzbar sind. Andernfalls kann der Gang zu einem Steuerberater oder die Unterstützung durch einen Lohnsteuerhilfeverein die bessere Wahl sein.
Belege einreichen seit März 2023 per Elster-App möglich
Bereits seit 2017 besteht bei der Abgabe einer Einkommensteuererklärung keine Pflicht mehr, Belege und Nachweise wie Rechnungen oder Aufstellungen einzureichen. Allerdings gilt weiterhin das Prinzip: Wer Kosten steuerlich geltend machen will oder aber steuermindernd bestimmte Angaben tätigt, sollte diese später auch nachweisen können. Das heißt, die entsprechenden Belege sollten auch über die Abgabe der Einkommensteuererklärung hinaus aufbewahrt werden. Denn: Das Finanzamt kann diese zur Plausibilisierung anfordern. Immer wieder kommt es nämlich vor, dass Kosten oder Angaben für Außenstehende auf den ersten Blick nicht zu erklären sind. Dann müssen Dokumente nachgereicht werden. Das können etwa Spendenquittungen, Schreiben von Krankenkassen oder Einkaufsbelege sein.
Damit Finanzamt und Steuerzahler sich die Arbeit erleichtern können, gibt es die Möglichkeit, Belege bereits in Elster hochzuladen und zu hinterlegen. Das geht per PC und neuerdings auch per App. Seit März 2023 können Belege nämlich mit der Handykamera abfotografiert und direkt über die App MeinElster+ hochgeladen werden. Die Belege kann man einem bestimmten Zweck, zum Beispiel Handwerkerleistungen, und einem Veranlagungsjahr zuordnen. Die Nachreichung von Belegen bei Anforderung des Finanzamts ist ebenfalls möglich. Achtung: Der Speicherplatz reicht nur für 50 Fotos.
Elster als Unternehmen, Verein oder Steuerberater nutzen
Deutlich umfangreicher als für Privatpersonen können Steuerangelegenheiten für Unternehmer/Arbeitgeber oder Vereine sein. Sie lassen sich inzwischen fast vollumfänglich per Elster organisieren. Von der Umsatzsteuervoranmeldung über die Gewerbesteuererklärung bis zur Lohnsteueranmeldung neuer Mitarbeiter ist vieles möglich.
Dafür kann ein bestehendes Onlinekonto bei Elster unter der Option „Mein Benutzerkonto“ auf die entsprechende unternehmerische Tätigkeit oder die Tätigkeit im Verein umgestellt werden. Es ist aber auch möglich, ein eigenes Konto für das entsprechende Unternehmen oder den Verein zu erstellen. Je nachdem wie umfangreich eine unternehmerische Tätigkeit ausfällt, kann es hilfreich sein, sich ein Konto bei der eigens für Unternehmen geschaffenen Elster-Plattform Mein Unternehmenskonto anzuschaffen.
Steuerberater können Elster ebenfalls nutzen, etwa um nach Einwilligung des Mandanten steuerliche Informationen mithilfe einer Steuerkontoabfrage einzuholen. Das können Lohnsteuerhilfevereine ebenfalls tun. Auch die Übermittlung von beispielsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen und E-Bilanzen für Mandanten ist für Steuerberater über Elster möglich.
Mehr: 16 wichtige Neuerungen bei der Steuererklärung 2022
Erstpublikation: 23.03.2023, 18:00 Uhr.