Wir alle wissen, wie wichtig gute Kommunikation ist. Es ist entscheidend für die Aufrechterhaltung gesunder Beziehungen und für die Entwicklung von Vertrauen und Engagement innerhalb einer Gruppe oder Organisation. Am Arbeitsplatz hilft eine offene Kultur den Menschen, mit der Organisation in Verbindung zu bleiben, ihren Zweck zu verstehen und ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln.
Man könnte annehmen, dass es in einem kleineren Unternehmen mit weniger Mitarbeitern einfacher ist zu kommunizieren als in einer großen Organisation. Aber wenn Sie beispielsweise in einem Startup ohne HR-Team arbeiten, das normalerweise interne Kommunikationsfunktionen übernimmt, ist dies möglicherweise nicht der Fall.
Durch Befolgen einiger einfacher Schritte können Manager jedoch den Mitarbeitern helfen, sich stärker mit der Organisation verbunden zu fühlen und ein besseres Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln. Hier sind einige Top-Tipps von Branchenexperten zur Verbesserung der Kommunikation in kleinen Unternehmen.
Nehmen Sie die richtige Technologie an
Die größte Herausforderung für Manager besteht darin, zu versuchen, das Beste aus der Arbeitsweise der Mitarbeiter zu machen. „Technologie ist dazu da, dies zu verbessern“, sagt Prof. Tim Vorley, Pro-Vizekanzler und Dekan der Oxford Brookes University Business School und stellvertretender Vorsitzender der Small Business Charter. „Hier geht es nicht um die Einführung von Industrie 4.0 [the fourth industrial revolution, characterised by advanced automation, data and AI]sondern grundlegende Technologien, die das Wachstum wirklich vorantreiben können.“
Der Punkt hier ist, dass nicht nur die Kommunikationstechnologie die Kommunikation unterstützen kann. Menschliche Interaktionen können leiden, wenn Geschäftsinhaber sich in eher administrativen Funktionen wie HR, Finanzen und IT verzetteln. Die Automatisierung dieser Prozesse mit Technologie kann also Kapazitäten für mehr menschliche Kommunikation freisetzen.
E-Mail gegen Instant Messaging austauschen
Wenn es um Kommunikationstechnologie geht, kennen die meisten von uns das Problem der E-Mail-Überlastung nur allzu gut. Das ständige Überprüfen Ihres Posteingangs kann eine Quelle von Stress sein. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter also, ihre E-Mails in festgelegten Abständen zu überprüfen – und gewinnen Sie wertvolle Zeit, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Schnelle Abfragen können über Instant Messaging statt per E-Mail verwaltet werden.
„Einen Teil des Datenverkehrs von E-Mails auf ein System wie Slack zu verlagern, kann einen wirklich strukturierten Arbeitsablauf bieten, den Mitarbeitern helfen, zu sehen, wo sie stehen, und sie stärken, und die Integration in das Unternehmen unterstützen“, sagt Vorley.
Experten schlagen auch vor, Collaboration-Tools wie gemeinsame Dokumente und Cloud-basiertes File-Sharing besser zu nutzen. Diese ermöglichen es Unternehmen, ihre Kommunikation zu optimieren und einige E-Mails durch Kommentare direkt zu freigegebenen Dokumenten zu ersetzen.
Holen Sie Mitarbeiter mit neuer Technologie an Bord
Natürlich erfordert die Einführung neuer Technologien und Praktiken an sich eine gute Kommunikation. Daher ist es laut Annmarie Hanlon, Senior Dozentin für digitale Fähigkeiten an der School of Management der Cranfield University, wichtig, Mitarbeiter an Bord zu holen, bevor neue Technologien eingeführt werden. „Wir leben in einer Zeit der Unsicherheit. Viele kleine Unternehmen sind im Panikmodus. Sie müssen nur Bilanz ziehen, durchatmen und herausfinden, was gut funktioniert und welche Technologie einfach zu bedienen ist.
„Dies könnte sich mit Add-Ons oder der Pilotierung neuer Technologien befassen. Die Mitarbeiter haben sich möglicherweise durch die Arbeit von zu Hause aus während des Lockdowns und das Jonglieren neuer Arbeitsweisen mit dem Home-Schooling gequält. Mitarbeiter müssen sich wertgeschätzt fühlen. Sie von Anfang an einzubeziehen, ist absolut entscheidend.“
Kommunikation einfach machen
Die Umstellung auf hybrides Arbeiten bedeutet, dass Arbeitgeber neue Wege der Kommunikation finden müssen, anstatt sich auf persönliche Treffen zu verlassen. Mitarbeiter dazu zu bringen, eine zum Nachdenken anregende Präsentation zu halten oder Ideen in virtuellen oder physischen Breakout-Gruppen auszutauschen, sind alles gute Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung, sagt Sarah Brooks, Dozentin für Organisationsverhalten an der Sheffield University Management School.
Auch soziale Medien wie TikTok und Instagram könnten als Kommunikationskanäle genutzt werden. Sie warnt jedoch: „Es ist wichtig, Technologien zu verwenden, die die Mitarbeiter verwenden möchten und auf die sie zugreifen können.“ Die Einrichtung persönlicher Treffen ist nach wie vor wichtig. „Organisationen sollten auch Gelegenheiten schaffen, mit Mitarbeitern individuell zu sprechen. Nur durch wirkliches Kennenlernen wird dies einen Mehrwert für eine Organisation schaffen.“
Stellen Sie sicher, dass Sie schnelles, zuverlässiges Breitband haben
Virtuelle Teams können im Vergleich zu traditionellen Face-to-Face-Teams auf andere Herausforderungen stoßen – von der Schwierigkeit, nonverbale Signale von Personen zu lesen, über eingefrorene Bildschirme bis hin zum gefürchteten Spinnrad einer lückenhaften Internetverbindung. Daher ist die richtige Breitbandtechnologie von entscheidender Bedeutung. Zu den Dingen, auf die Sie achten sollten, gehören die Signalstärke in Ihrem Haus oder Büro und die Anzahl der Geräte, die gleichzeitig eine Breitbandverbindung nutzen können. Voom Fiber von Virgin Media bietet eine Reihe von Paketen für registrierte kleine Unternehmen an, die entweder auf das Büro oder den Heimarbeitsplatz ausgerichtet sind.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Ziele
Einer der schwierigsten Aspekte einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz besteht darin, sicherzustellen, dass jeder das Gesamtbild sehen kann, selbst wenn er kleinere oder geringfügige Aufgaben erledigt. Dies kann dazu beitragen, der Arbeit einen Sinn zu geben. Sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine klare Vorstellung von den allgemeinen Zielen des Unternehmens haben – sowohl wirtschaftlich als auch sozial – kann ein gemeinsames Sinngefühl schaffen und ihnen helfen, sich mit seinen Werten zu identifizieren. Dies muss jedoch über die Vermittlung von Unternehmenswerten und Leitbildern hinausgehen. Unternehmen, die Analysen und Dashboards verwenden, können den Menschen helfen, besser zu visualisieren und zu verstehen, was sie tun und wie sie zu umfassenderen Bemühungen beitragen. „Dies kann wirklich motivierend sein, wenn es darum geht, Fortschritte beim Erreichen von Team- oder Geschäftszielen zu sehen, sei es für ein Verkaufsziel einer Lieferung oder ein Kundenprojekt“, sagt Vorley.
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