„Oh nein, ich hätte diese E-Mail nicht schicken sollen.“ Das ist uns allen mindestens einmal passiert. Die gute Nachricht ist, dass Sie eine E-Mail in Microsoft Outlook rückgängig machen oder zurückrufen können. Damit Sie dieses Szenario in Zukunft vermeiden können, erklären wir, wie Sie eine E-Mail zurückziehen und E-Mails verzögern, damit Sie sie überprüfen können.
Verwenden Sie „Senden rückgängig machen“ in Outlook für das Web
Sie können das Versenden einer E-Mail in abbrechen Outlook für das Web mit einem Klick. Sie haben dafür bis zu 10 Sekunden Zeit. Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass die Funktion richtig eingerichtet ist.
VERBUNDEN: Sie können das Senden in Outlook rückgängig machen, genau wie bei Gmail
Klicken Sie zuerst auf das Symbol Einstellungen (das Zahnrad) und scrollen Sie zum Ende der resultierenden Seitenleiste. Wählen Sie dann „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
Wenn sich das Einstellungsfenster öffnet, wählen Sie ganz links „Mail“ und dann rechts „Verfassen und antworten“.
Gehen Sie ganz rechts nach unten zum Abschnitt Senden rückgängig machen. Sie sehen eine kurze Erklärung der Funktion mit einem Schieberegler, um die Anzahl der Sekunden auf bis zu 10 einzustellen.
Nachdem Sie das Timing für „Undo Send“ angepasst haben, klicken Sie unbedingt unten auf „Save“.
Senden Sie Ihre E-Mail zurück
Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail in Outlook für das Web senden, wird unten eine kurze Meldung angezeigt.
Klicken Sie auf „Rückgängig“, um zu verhindern, dass Ihre E-Mail innerhalb des oben festgelegten Zeitrahmens an Ihren Empfänger gesendet wird.
Sie sehen die E-Mail dann als Entwurf, genau wie bei der ursprünglichen Erstellung. Von dort aus können Sie es nach Ihren Wünschen bearbeiten oder löschen.
Rufen Sie eine E-Mail in Outlook auf dem Desktop zurück
Obwohl ähnlich, bietet die Outlook-Desktopanwendung eher eine Rückruffunktion als eine Sendeoption rückgängig machen.
Der Unterschied besteht darin, dass die E-Mail weiterhin an den Empfänger gesendet wird; Sie können sie jedoch zurückrufen, wenn Ihr Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat.
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Es gibt keinen Zeitrahmen, in dem Sie die Nachricht zurückrufen müssen. Aber je länger Sie warten, desto größer ist die Chance, dass Ihr Empfänger die E-Mail öffnet.
Notiz: Du kannst eine E-Mail zurückrufen nachdem Sie auf Senden geklickt haben, nur wenn Sie und Ihr Empfänger entweder ein Microsoft 365- oder ein Microsoft Exchange-E-Mail-Konto in derselben Organisation haben.
Wechseln Sie zum Ordner „Gesendet“ für das E-Mail-Konto, falls Sie mehr als eines haben. Wählen Sie die Nachricht aus, um sie in einem eigenen Fenster zu öffnen, und wechseln Sie zur Registerkarte Nachricht.
Klicken Sie im Abschnitt Verschieben des Menübands auf den Dropdown-Pfeil für Weitere Verschiebeaktionen. Wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“.
Aktivieren Sie im Popup-Fenster „Diese Nachricht zurückrufen“ eine Option, um entweder ungelesene Kopien der E-Mail zu löschen oder die ungelesenen Kopien zu löschen und durch eine neue Nachricht zu ersetzen.
Aktivieren Sie optional das folgende Kontrollkästchen, wenn Sie über den Erfolg oder Misserfolg des Rückrufs benachrichtigt werden möchten. OK klicken.”
Wenn Sie die Option zum Ersetzen der E-Mail auswählen, wird ein neues Erstellungsfenster geöffnet. Sie sehen Ihre ursprüngliche Nachricht, die Sie bearbeiten können.
Wählen Sie „Senden“, wenn Sie mit der Bearbeitung der E-Mail fertig sind.
Notiz: Ihr Empfänger erhält möglicherweise eine E-Mail, dass Sie die Nachricht zurückrufen möchten.
Erstellen Sie eine Regel, um das Senden von E-Mails zu verzögern
Um zu verhindern, dass eine E-Mail versehentlich oder so schnell gesendet wird, dass Sie einen Anhang oder Empfänger vergessen, können Sie dies tun Erstellen Sie eine Regel im Outlook-Desktop-Client.
VERBUNDEN: So planen oder verzögern Sie das Senden von E-Mail-Nachrichten in Outlook
Diese Regel verzögert das Senden von E-Mails um die von Ihnen angegebene Anzahl von Minuten. Die E-Mails verbleiben in Ihrem Postausgang, wo Sie sie überprüfen können, bevor sie gesendet werden.
Gehen Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie links „Info“. Wählen Sie oben Ihr E-Mail-Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben. Klicken Sie dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
Bestätigen Sie im Feld Regeln und Benachrichtigungen, dass Sie sich auf der Registerkarte E-Mail-Regeln befinden und dass die richtige E-Mail-Adresse angezeigt wird. Wählen Sie dann oben links „Neue Regel“.
Wenn sich der Regelassistent öffnet, wählen Sie „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ im Abschnitt „Beginne mit einer leeren Regel“. Weiter klicken.”
Als Nächstes können Sie bestimmte Bedingungen für Ihre Regel auswählen, wenn Sie möchten.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass die Regel nur für Nachrichten gilt, die als wichtig gekennzeichnet sind, oder für Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile.
Wenn Sie keine Bedingungen auswählen, wählen Sie einfach „Weiter“. Sie sehen dann eine Benachrichtigung, die bestätigt, dass Ihre Regel auf jede von Ihnen gesendete E-Mail angewendet werden soll.
Klicken Sie auf „Ja“, um zu bestätigen und fortzufahren.
Aktivieren Sie auf dem folgenden Bildschirm das Kontrollkästchen unten für Zustellung um eine Anzahl von Minuten verschieben.
Klicken Sie dann im Feld „Schritt 2“ unten auf den Link zu „eine Anzahl von“.
Geben Sie im folgenden Popup-Fenster die Anzahl der Minuten ein, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf „OK“. Wählen Sie dann „Weiter“.
Wenn Sie Ausnahmen von Ihrer Regel anwenden möchten, markieren Sie diese Kästchen als Nächstes. Klicken Sie dann erneut auf „Weiter“.
Geben Sie Ihrer Regel auf dem letzten Bildschirm einen Namen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zum Aktivieren dieser Regel und optional zum Erstellen dieser Regel für alle Konten.
Überprüfen Sie die Regelbeschreibung unten. Wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, klicken Sie auf „Zurück“. Andernfalls wählen Sie „Fertigstellen“, um Ihre Regel zu erstellen.
Wenn Sie zum Fenster „Regeln und Warnungen“ zurückkehren, sehen Sie Ihre neue Regel in der Liste. Wählen Sie „Übernehmen“ und dann „OK“, um das Fenster zu schließen und zu Ihrem Posteingang zurückzukehren.
Um die zu sendenden E-Mails zu überprüfen, gehen Sie zum Ordner Postausgang Ihres E-Mail-Kontos. Sie haben dann Zeit, eine E-Mail zu bearbeiten oder zu löschen, bevor sie an Ihren Empfänger gesendet wird.
Wenn Sie eine Nachricht senden, der ein Anhang fehlt oder die Details enthält, die nicht angezeigt werden sollten, haben Sie Möglichkeiten, die E-Mail abzubrechen oder zurückzurufen. Aber um sicherzustellen, dass dies nicht noch einmal passiert, sollten Sie die Regel für die verzögerte Zustellung für von Ihnen gesendete Outlook-E-Mails einrichten.