Meetings jeglicher Art sind in der Regel erforderlich, um Unternehmen, Organisationen und sogar Familien am Laufen zu halten – aber in einer zunehmend hektischen Welt Zeitfenster zu finden, kann eine Herausforderung sein. Da die Zahl der erwarteten Personen zu dem Treffen steigt, steigt auch die Schwierigkeit, einen Zeitpunkt zu finden, zu dem alle Zeit haben. Mehr von uns sind wieder im Büro als jemals zuvor in den letzten drei Jahren, und mehr von uns treffen sich.
Wie bei so vielen anderen Dingen im Leben sind Ihre Apps jedoch hier, um Ihnen zu helfen: In vielen der beliebten Kalender-Apps finden Sie Tools sowie spezielle eigenständige Dienstprogramme, die Ihnen dabei helfen sollen, sicherzustellen, dass Sie eine Zeit finden, die funktioniert für jeden. Sie können vielleicht nicht garantieren, dass sich das Treffen lohnt, aber Sie können zumindest sicherstellen, dass es stattfindet. Als zusätzlichen Bonus können Sie unbemerkte Funktionen in Apps nutzen, in denen Sie bereits Dinge planen müssen.
Google Mail
Viele Besprechungen werden per E-Mail vereinbart, und wenn Sie in Gmail in ein Hin und Her über eine Besprechung verwickelt sind, können Sie allen anderen Gesprächsteilnehmern mitteilen, wann Sie tatsächlich verfügbar sind. Wenn Sie in Gmail im Web eine neue Nachricht verfassen, klicken Sie unten im Fenster auf die drei Punkte und wählen Sie dann „ Vereinbaren Sie einen Termin für ein Treffen Und Bieten Sie Zeiten an, in denen Sie frei sind.
Auf der rechten Seite wird ein neues Bedienfeld geöffnet. Klicken Sie darauf und ziehen Sie über die Bereiche Ihres Kalenders, in denen Sie verfügbar sind. Sie können die Dauer des Meetings angeben und mit den Optionen unten neue Termine zu den bereits angegebenen hinzufügen. Klicken Nächstefügen Sie alle erforderlichen Notizen oder Details zum Standort hinzu und wählen Sie Zur E-Mail hinzufügen.
Die von Ihnen ausgewählten Zeiten werden dann in Ihre E-Mail-Nachricht eingebettet und der Empfänger der E-Mail kann auf einen Termin klicken, um die Besprechung in Google Kalender einzurichten. Derzeit funktioniert es nur für Einzelgespräche – wenn mehrere Personen an der E-Mail-Konversation teilnehmen, kann nur eine Person auf einen Termin klicken und einen Termin für ein Treffen vereinbaren.
Google Kalender
Google Kalender verfügt außerdem über eine eigene Funktion, um bei Besprechungen alle auf den gleichen Stand zu bringen. Damit dies funktioniert, müssen die anderen Besprechungsteilnehmer ihre Kalender mit Ihnen geteilt haben oder Teil derselben Organisation wie Sie sein und alle die Software-Suite von Google ausführen.
Wenn Sie eine Veranstaltung im Internet erstellen, fügen Sie die anwesenden Gäste in das entsprechende Feld ein und öffnen Sie dann das Finden Sie eine Zeit Tab. Hier sehen Sie die Termine für die kommenden Tage, an denen alle Zeit haben, zumindest laut Google Kalender. Auf der rechten Seite können Sie den Gästen erlauben, die Veranstaltung zu ändern und andere Personen einzuladen.
Google Kalender zeigt sogar einige Zeitvorschläge an, wenn in den Kalendern aller potenziellen Teilnehmer Lücken bestehen. Anschließend können Sie die Veranstaltung wie gewohnt erstellen und dabei die freigegebenen Kalender als Leitfaden verwenden. Anschließend können die von Ihnen eingeladenen Personen ihre Teilnahme bestätigen.
Ausblick
Microsoft Outlook für Windows verfügt über einen integrierten Planungsassistenten: „Auswählen“. Neues Treffen von dem Heim Klicken Sie in der Kalenderkomponente der App auf die Registerkarte, und Sie werden das sehen Planungsassistent ist eine der Menüregisterkarten im neuen Fenster, das angezeigt wird. Es zeigt die Kalenderverfügbarkeit für alle Besprechungsteilnehmer an. Dies funktioniert jedoch nur, wenn sie Teil Ihrer Organisation sind.
Sie können manuell nach freien Slots suchen oder die verwenden AutoPick Option in der Menüleiste oben, damit die Software einige Vorschläge für Sie macht. Sie können außerdem zwischen Pflichtteilnehmenden und optionalen Teilnehmenden unterscheiden – solchen, die unbedingt anwesend sein müssen und solchen, die nicht anwesend sein müssen – und sogar gleichzeitig nach freien Räumen in Ihrer Organisation suchen.
Das funktioniert auch in Outlook im Web, ist aber nicht ganz so umfassend: Erstellen Sie ein neues Meeting, laden Sie einen oder mehrere Teilnehmer ein und die Software macht Vorschläge für freie Zeiten, zu denen alle zusammenkommen können. Klick auf das Präferenzen Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts, um genauer anzugeben, wann das Meeting stattfinden soll und wie lange es voraussichtlich dauern wird.
Dedizierte Apps
Wenn Sie eine einfache Möglichkeit suchen, Besprechungsteilnehmer nach ihrer Verfügbarkeit zu befragen, versuchen Sie es Gekritzel. Die Grundlagen sind kostenlos – Sie müssen nicht einmal ein Konto registrieren – und Sie geben einfach eine Liste potenzieller Slots an, versenden dann Einladungen per E-Mail und lassen die Leute darüber abstimmen, welcher Slot am besten funktioniert. Es ist kinderleicht zu bedienen, die Ergebnisse sind leicht zu verfolgen und Sie können über einen kostenpflichtigen Plan erweiterte Tools erhalten.
Kumpel ist eine weitere Freemium-Option und etwas ausgefeilter als Doodle – was möglicherweise genau das ist, was Sie suchen. Es ist einfach, den Dienst in Ihre vorhandenen Kalender zu integrieren, und es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Besprechungen zu organisieren: Sie können E-Mails weiterleiten, in denen Sie nach Ihrer Verfügbarkeit gefragt werden, um sie mit Ihrem Kalender abzugleichen. Sie können Seiten einrichten, auf denen Benutzer über verschiedene Zeitfenster abstimmen , und Sie können die Sidekick-KI verwenden, um nach Zeiten zu suchen, zu denen alle Kalender übereinstimmen.
Wir mögen auch SimplyMeet.me, mit dem Benutzer bis zu 500 Meetings pro Monat vereinbaren können, bevor sie für den Service bezahlen – was unserer Meinung nach für die Bedürfnisse der meisten Menschen ausreicht. Sie können ganz einfach die Arten von Besprechungen einrichten, für die Sie zur Verfügung stehen, und die freien Plätze, die Ihnen zur Verfügung stehen, und SimplyMeet.me kümmert sich dann um alles andere. Darüber hinaus lässt es sich problemlos in eine Vielzahl von Kalender- und Videokonferenz-Apps integrieren.