Um einen Zellbereich als PDF zu exportieren, wählen Sie zuerst den Bereich mit dem Cursor oder mithilfe von Tastenkombinationen aus. Wählen Sie Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen. Klicken Sie unter Windows auf die Schaltfläche „Optionen“ und wählen Sie „Auswahl“ oder „Gesamte Arbeitsmappe“ unter „Veröffentlichen“. Auf einem Mac werden diese Optionen unten im Dialogfeld „Speichern“ angezeigt.
Wenn Sie Daten aus Excel freigeben möchten, ohne die Excel-Datei freizugeben, können Sie eine Auswahl von Zellen oder die gesamte Arbeitsmappe als PDF exportieren. Das Ergebnis ist ein super praktisches Dokument, das Sie beliebig teilen können.
Exportieren Sie einen Excel-Zellbereich als PDF unter Windows
Wenn Sie einen bestimmten Zellbereich haben, den Sie möchten in ein PDF exportieren, können Sie dies in nur wenigen Schritten tun.
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Wählen Sie die Zellen aus, die Sie exportieren möchten. Sie können dies tun, indem Sie Ihren Cursor durch benachbarte Zellen ziehen oder die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie nicht benachbarte Zellen auswählen.
Denken Sie daran, dass wenn Sie nicht benachbarte Zellen auswählen, diese möglicherweise auf separaten Seiten im PDF-Dokument angezeigt werden.
Gehen Sie zur Registerkarte Datei und wählen Sie auf der linken Seite „Exportieren“. Wählen Sie rechts „PDF/XPS-Dokument erstellen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“.
Wenn das Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ geöffnet wird, wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. Passen Sie optional den Dateinamen an und bestätigen Sie, dass PDF im Dropdown-Feld „Speichern unter Typ“ ausgewählt ist. Wählen Sie dann „Optionen“.
Wählen Sie im Fenster „Optionen“ im Abschnitt „Veröffentlichen als“ die Option „Auswahl“. Klicken Sie im Fenster „Optionen“ auf „OK“ und dann im Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ auf „Veröffentlichen“.
Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die PDF-Datei gespeichert haben, um auf die Datei zuzugreifen.
Exportieren Sie eine Excel-Arbeitsmappe als PDF unter Windows
Vielleicht möchten Sie die gesamte Arbeitsmappe als PDF-Datei exportieren. Sie können dies tun, indem Sie die gleichen grundlegenden Schritte wie oben zum Exportieren eines Zellbereichs ausführen.
Bevor Sie beginnen, denken Sie daran, dass Sie die Seitenumbrüche nicht im Voraus auswählen können. Standardmäßig werden Blätter mit vielen Daten auf die anderen Seiten übertragen. Wenn Sie ein Blatt pro Seite möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Anleitung für Seitenumbrüche zuerst in Excel einfügen.
VERBUNDEN: Einfügen, Bearbeiten oder Entfernen von Seitenumbrüchen in Microsoft Excel
Wenn Sie bereit sind, Ihre Excel-Arbeitsmappe zu exportieren, gehen Sie zur Registerkarte „Datei“ und wählen Sie links „Exportieren“ aus. Wählen Sie rechts „PDF/XPS-Dokument erstellen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“.
Wählen Sie einen Dateispeicherort aus, passen Sie optional den Dateinamen an und bestätigen Sie, dass PDF im Dropdown-Feld Dateityp ausgewählt ist. Wählen Sie dann „Optionen“.
Wählen Sie unter „Was veröffentlichen“ die Option „Gesamte Arbeitsmappe“. Um alle Druckbereiche zu ignorieren, die Sie in der Arbeitsmappe eingerichtet haben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen im selben Abschnitt. Sie können dann den Seitenbereich und andere Bereiche und Optionen nach Bedarf verwenden.
Klicken Sie im Fenster „Optionen“ auf „OK“ und im Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ auf „Veröffentlichen“. Besuchen Sie dann den Speicherort, an dem Sie die PDF-Datei gespeichert haben, um sie zu öffnen.
Speichern Sie Excel in einem PDF auf dem Mac
Wie unter Windows können Sie eine Auswahl von Zellen oder eine Arbeitsmappe auf dem Mac in eine PDF-Datei umwandeln. Die Schritte unterscheiden sich geringfügig von den oben genannten.
Wählen Sie beim Öffnen der Arbeitsmappe ein Blatt und dann die Zellen aus, wenn Sie einen Zellbereich exportieren möchten. Um die gesamte Arbeitsmappe als PDF zu speichern, öffnen Sie sie einfach.
Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Speichern unter. Wenn das Fenster erscheint, wählen Sie einen Speicherort und passen Sie optional den Dateinamen an. Wählen Sie dann „PDF“ im Dropdown-Feld „Dateiformat“ aus.
Um den Zellbereich zu exportieren, wählen Sie „Auswahl“, wodurch die ausgewählten Zellen zur Bestätigung angezeigt werden. Um die gesamte Arbeitsmappe zu exportieren, wählen Sie „Arbeitsmappe“.
Wählen Sie „Speichern“, wenn Sie fertig sind, und gehen Sie dann zu dem von Ihnen gewählten Ort, um auf das PDF zuzugreifen.
Unabhängig davon, ob Sie einen Teil Ihrer Excel-Tabelle freigeben oder eine bestimmte Version einer Arbeitsmappe sichern möchten, der Export in eine PDF-Datei ist eine solide Option.
Weitere Informationen finden Sie unter How to PDF in Excel einfügen oder Daten aus einem PDF in Ihre Arbeitsmappe importieren.