Für eine Vielzahl von Unternehmen, von der familiengeführten Bäckerei über das schnell wachsende Softwareunternehmen bis hin zum multidisziplinären Architektur- und Ingenieurbüro, ist institutionelles Wissen der größte – und oft auch am stärksten gefährdete – Vermögenswert.
Jetzt, inmitten einer so großen Fluktuation von Mitarbeitern, die als „The Great Resignation“ bezeichnet wird, wächst der Druck, diesen Vermögenswert zu erhalten. Was passiert mit institutionellem Wissen, wenn eine Führungsgeneration innerhalb einer Organisation der nächsten nachgibt oder ein Unternehmen von einem anderen aufgekauft wird? Wie kann sichergestellt werden, dass ein Unternehmen über die Mittel verfügt, sein institutionelles Wissen zu erfassen, zu speichern und leicht darauf zuzugreifen, um das Erbe der Menschen zu bewahren, die das Geschäft aufgebaut und gepflegt haben, und den einzigartigen Wettbewerbswert dieses Vermögenswerts für die Zukunft zu schützen?
Wie ein Unternehmen und seine Führungskräfte diese existenziellen Fragen beantworten, könnte die Kultur und Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation in Zukunft massiv beeinflussen. Die Einsätze sind höher, als man sich vorstellen kann. Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern kann aufgrund der durch Wissensverluste verursachten Ineffizienzen mit einem jährlichen Produktivitätsverlust von 2,7 Millionen US-Dollar rechnen, so Recherche von Panopto (Registrierung benötigt). Es sind auch negative kulturelle Auswirkungen zu berücksichtigen, da institutionelles Wissen für die Stärkung der kulturellen Kontinuität innerhalb einer Organisation von entscheidender Bedeutung ist.
Anstatt Stammeswissen unwiederbringlich zu verlieren, wenn Führungskräfte in den Ruhestand gehen, Mitarbeiter ausscheiden, Auftragnehmer wechseln und Unternehmen fusionieren, finden Sie hier drei Tipps, die Ihnen helfen, es intern, griffbereit und im Spiel zu halten.
1. Priorisieren Sie das Wissen und die Menschen
Wo und bei wem befindet sich Wissen in Ihrer Organisation? Wie wichtig ist dieses Wissen für die Gegenwart und Zukunft Ihres Unternehmens? Wer in Ihrer Organisation verfügt über das wertvollste institutionelle Wissen? Welches Wissen wird in Silos gespeichert und wie kann es freigesetzt werden, damit es leicht geteilt werden kann? Hier erstellen Sie von oben nach unten eine Bestandsaufnahme aller Ebenen Ihres Unternehmens, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter und Systeme zu identifizieren und zu bewerten. Dieser Prozess wird als „Wissensaudit“ oder „Wissenszuordnung“ bezeichnet. Sobald Sie die Ergebnisse vor Augen haben, können Sie Prioritäten für das zu erfassende Wissen setzen.
2. Umarmen und ermutigen
Nachdem Sie das Wissen, das Sie erfassen möchten, identifiziert und priorisiert haben, ist es an der Zeit, eine koordinierte Strategie dafür zu entwickeln, wie Ihr Unternehmen es erfassen möchte. Typischerweise beinhaltet dies eine Kombination aus digitalen Tools und anderen Praktiken.
Auf der Technologieseite ist die Investition in eine integrierte digitale Grundlage (z. B. ein Enterprise-Resource-Planning-System oder eine Customer-Relationship-Management-Lösung) für Ihr Unternehmen von grundlegender Bedeutung für den Wissenstransfer und die Bewahrung von Altlasten. Wenn diese Grundlage vorhanden ist, kann ein Unternehmen isolierte Daten freigeben, damit sie innerhalb und zwischen Teams frei fließen können, von der C-Suite abwärts.
In den unterschiedlichen Systemen und manuellen Prozessen, auf die sich ein Unternehmen verlassen kann, könnten Jahrzehnte an gefährdetem institutionellem Wissen gefangen sein. Durch die Bereitstellung von Tools zum Erfassen und Austauschen von Informationen, Erkenntnissen und Erfahrungen aus vergangenen Projekten trägt die Technologie dazu bei, die Punkte zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft eines Unternehmens zu verbinden. Das Ersetzen isolierter, unterschiedlicher Systeme durch ein integriertes digitales Ökosystem ermöglicht es einem Unternehmen, Kanäle und Mechanismen einzurichten, die die Erfassung und den Austausch von institutionellem Wissen fördern. Letztendlich speist dieses Wissen eine leicht zugängliche, ständig wachsende Bibliothek.
Meiner Erfahrung nach werden Menschen, die einfach zu bedienende digitale Tools zur Wissenserfassung bereitstellen, die sie an wichtigen Punkten ihrer Arbeit treffen, diese nutzen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter nur über die Gründe für ihre Verwendung, schulen Sie sie in ihrer Verwendung, erstellen Sie Metriken und Anreize zu den Praktiken des Wissensaustauschs und behalten Sie dann den Überblick, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sie konsequent verwenden.
Da sich wahrscheinlich auch eine Fülle von kritischem Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen befindet, sollten Sie zusätzliche Kanäle für den Wissenstransfer einrichten – Dinge wie Mittags- und Lerngelegenheiten, bei denen sich ältere Mitarbeiter mit jüngeren Mitarbeitern mischen können, Mentoring-Programme , etc. Beginnen Sie außerdem sorgfältig (und digital) damit, Praktiken, Prozesse, Arbeitsabläufe, Geschäftsbeziehungsinformationen und wirklich alle wichtigen Informationen zu dokumentieren und aufzuzeichnen, die Ihrer Meinung nach erhalten und weitergegeben werden sollten.
3. Setzen Sie einen formellen Übergangsplan auf
Ich bin immer erstaunt, wenn ich auf ein Unternehmen stoße, das keinen wirklichen Plan hat, das Wissen, die Werte, Geschäftsprozesse und Beziehungen zu institutionalisieren und zu verewigen, die es überhaupt erst erfolgreich gemacht haben. Je weniger die Führung eines Unternehmens diese entscheidenden Elemente des Wettbewerbsvorteils und der Unternehmensidentität dem Zufall überlässt, wenn eine Wachablösung (über Führungsübergabe, Fusion, Verkauf etc.) Unternehmenswerte, an deren Aufbau sie so hart gearbeitet haben, werden bei einer Veränderung an die nächste Generation von Führungskräften weitergegeben. Neben allen rechtlichen und finanziellen Details einer solchen Änderung sollte eine Nachfolgeregelung auch die Prozesse, Technologien, Kanäle und Praktiken für die Bewahrung des institutionellen “Gedächtnisses” enthalten.
Institutionelles Wissen gehört zu den wichtigsten Wettbewerbsvorteilen eines Unternehmens. Jeder dieser Ansätze soll eine Kultur des Wissensaustauschs fördern und stärken, die selbst bei Führungswechseln, Mitarbeiterfluktuation oder einer Fusion oder Übernahme gedeihen kann – und dieses kritische Kapital erhält, damit es die Mitarbeiter befähigen und die Verbindung zwischen der Vergangenheit und Gegenwart eines Unternehmens stärken kann und zukünftige Erfolge.